Деловая переписка по электронной почте. О чем стоит помнить?

Однако мы очень часто пользуемся этой формой общения. В сегодняшней статье курсы деловой переписки дадут вам несколько ценных советов о том, как вести профессиональную деловую переписку по электронной почте, что улучшит ваши навыки эффективного общения с потенциальными и текущими клиентами и коллегами.

Деловая переписка по электронной почте – Правила

Отвечайте на электронные письма сразу после их получения, особенно на те, которые требуют срочного ответа или реакции.

Не забудьте поздороваться. Когда вы впервые связываетесь с получателем, вы можете сделать сообщение более личным. Однако помните о вежливой форме: 

1. «Уважаемый господин», «Уважаемые господа»;
   
2. Не забывайте о титуле: «Уважаемый директор», «Уважаемый господин президент» и т. д.
   

Подумайте, что вы хотите написать и передать. Если вы отвечаете на чье-то сообщение, запрос или вопрос по поводу предложения, убедитесь, что вы заранее получили и получили всю необходимую информацию.

Будьте конкретны, напишите четко и разборчиво, чего вы хотите и чего ожидаете. Перейдите сразу к существу дела, а уж потом к менее важным вещам.

• «Доброе утро. В ответ на Ваш запрос относительно... Подтверждаю нашу готовность и желание сотрудничать.»
  

Пропустите специальную лексику, если письмо адресовано людям, которые не являются экспертами в отрасли. Вместо этого используйте понятные и простые слова.

Позаботьтесь о теме вашего сообщения. Лучше всего озаглавить его так, чтобы получатель сообщения сразу понял, о чем оно, например:

• «После разговора по поводу...», «После встречи по...», «Ответ по поводу...». 
  

Такое сообщение также легко найти позже в джунглях сотен электронных писем, которые мы получаем в течение дня.

Укажите вложения получателю в письме. Часто бывает, что мы прикрепляем к электронным письмам различные файлы: предложения о сотрудничестве, папки, брошюры, презентации, договоры и т. д. Чтобы получатель сообщения ничего не упустил, сообщите ему об этом в электронном письме. почта. Тогда он сможет проверить, получил ли он все, о чем говорится в переписке. Например:

• «Прикрепляю к переписке...» или «Во вложении к сообщению вы найдете...».
  

Вы также можете попросить получателя подтвердить получение сообщения, если вопрос важен. Ничто не мешает вам взять трубку телефона, позвонить и проверить, дошла ли информация до получателя.

Позаботьтесь о стиле вашего сообщения. Если вы обсуждаете несколько тем, новую мысль начните с нового абзаца, конечно, с большой буквы. Так получателю будет легче понять, что происходит, и найти интересную часть сообщения. 

Используйте пункты списка, чтобы выделить самое важное и нарушить монотонность.

Не злоупотребляйте восклицательными знаками, чтобы повысить силу вашего сообщения!!! Такого эффекта можно добиться с помощью правильных слов.

Будьте расслаблены, пишите так, как говорите, как будто разговариваете с собеседником.

Получите исчерпывающий ответ, используя междометия в форме вопроса, например:

1. «Позвольте мне спросить вас, как будут выглядеть следующие шаги, следующие этапы относительно...»;
   
2. «Если бы я мог попросить вас прислать мне дополнительную информацию, которая позволила бы мне лучше понять вашу ситуацию, я был бы вам очень благодарен».
   

Проверьте наличие ошибок и опечаток. Прежде чем отправить сообщение, обязательно проверьте его на наличие орфографических ошибок и опечаток. Если вам что-то по-прежнему не нравится, у вас всегда есть шанс это улучшить. Как только вы решите, что все звучит и выглядит хорошо, только тогда нажимайте «Отправить».

Ждите положительной реакции, например: 

• «Жду положительного ответа», «Очень надеюсь на продолжение нашего сотрудничества».
  

Попросите ответа.

• «Я был бы признателен, если бы вы прислали мне отзывы/ответы».
  

Не забудьте сказать спасибо и соответствующим образом завершить письмо.

1. «Спасибо, что связались со мной», «Спасибо, что нашли время и поговорили со мной сегодня. Я перезвоню вам во вторник в 11:00»;
   
2. «С уважением и увидимся на встрече в следующий четверг»;
   
3. «Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной по электронной почте или по телефону – с уважением».
   

Однако не пишите «Еще раз спасибо». Одного «спасибо» достаточно.

Оставьте свои контактные данные в футере письма, в конце сообщения. Отполируйте свою подпись, потому что это ваша личная визитная карточка.

Деловая переписка по электронной почте – избегайте этого

Не отправляйте спорные шутки в деловой переписке по электронной почте, поскольку они могут быть перехвачены и прочитаны нежелательными людьми в компании, что может вызвать у вас множество проблем на работе.

Не распространяйте слухи, клевету и другую неподтвержденную информацию.

Не смейтесь над другими.

Деловая переписка по электронной почте – не место для общения.

Если у вас есть возможность, достаньте телефон, договоритесь о встрече, не прячьтесь за электронным письмом – это важно для построения и поддержания хороших отношений.